Трафикът беше ужасен, съседите правиха купон и цяла нощ не успях да мигна, миналата седмица бях претрупан със задачи и не успях да предам доклада си навреме. Оправданията на служителите, че са закъснели за работа или че не са могли да изпълнят задачите си в срок, нямат край.
Естествено всички сме хора и на всички ни се случва да грешим. Затова като мениджър не бива да драматизирате, ако става въпрос за единични случаи. Но трябва да имате едно наум и да знаете, че вървите върху много тънък лед. Ако номерът минава постоянно и не вземете мерки, това няма да остане незабелязано от останалата част от екипа. И много скоро оправданията, че някой не си е свършил работата, ще се превърнат в постоянна практика.
Така вместо да изградите необходимите отговорност и ангажираност у служителите, ще ги провокирате да измислят нови и все по-убедителни извинения, с които да прикрият мързела или лошата си организация. Най-лошото е, че това руши имиджа ви на мениджър и влошава продуктивността на екипа.
Премерeно съчувствие
Какво може да направите? На първо място осмислете вашето
поведение и спрете да толерирате оправданията. Вероятно често ви се е случвало някой колега да влезе в кабинета с наведена глава и да започне: „Напоследък ми се струпа страшно много работа. Съжалявам, но не успях да завърша проекта си навреме.“ Най-лесно в този случай е да махнете с ръка и да кажете: „Разбирам, не се притеснявай. Ще довършиш работата си днес.“
Умението да влезеш в положението на подчинените и да ги подкрепяш е много важно за всеки ръководител. Но ако не искате да се превърнете в редовен слушател на оправдания, спрете да приемате извиненията за различни провинения безкритично и да ги подминавате с лека ръка.
Вместо това анализирайте причините за проблема. Отговорете си на въпроса дали наистина служителят е бил претоварен. Може би е трябвало да дадете задачата на друг колега, който не е имал толкова задачи.
Говорете със служителите
Ако подчиненият ви се оплаква, че не е имал достатъчно време, попитайте го кога е получил проекта и кога е започнал да работи по него. Настоявайте да получите отговор с какви други задачи е бил натоварен и как е приоритизирал времето си. С подобен разговор постигате две цели. Първо можете да установите причината за забавянето и второ - показвате, че не толерирате оправданията и не позволявате да ви водят за носа.
Ако смятате, че сте разпределили правилно задачите и причината е, че служителят не може да се организира добре, поговорете с него. Поставете ясни времеви и професионални критерии за изпълнението на всяка задача. Спокойно, но твърдо кажете, че повече не можете да допускате отклонения нито в срока, нито в качеството на изпълнение. По време на разговора не атакувайте подчинения си на лична основа. Избягвайте заплашителни приказки от типа: “Знаеш ли колко безработни чакат за твоето място.” Вместо това обяснете какви са последствията от забавянето или некачественото изпълнение на работата върху приходите на фирмата и средствата за заплати, от което страдат всички негови колеги. Същата тактика може да приложите и при служители, които вечно закъсняват и все някой друг им е виновен.
Въведете санкции
Ако нищо друго не помага, въведете наказания под някаква форма за провинилите се служители. Помислете внимателно какви да са санкциите. Глобяването може да доведе до положителни резултати, но е възможно и да демотивира персонала. Вместо да бъркате в джоба на служителите, може да ги накарате да останат в офиса, докато не свършат работата си. Това, че колегите им си тръгват по-рано, вероятно ще им подейства като публично порицание и ще ги накара следващия път да се трудят по-експедитивно и съвестно. И най-важното, ще разберат, че вечните оправдания не вършат работа.
Нелоша тактика е да действате по обратния ред и да въведете система за поощрения за най-кадърните и съвестни служители. Най-силният стимул са парите, но ако нямате такава възможност, можете да въведете други награди. Като например безплатно място за паркиране, допълнителен почивен ден или бутилка хубаво вино.