Димитрина Захаринова е управляващ съдружник в одиторско дружество „Захаринова Нексиа” ООД (www.ZaharinovaNexia.com). Дружеството е част от международна одиторска мрежа Nexia international. Преподавател е във Висшето училище за застраховане и финанси в гр. София. Била е Директор на Националната агенция за приходите град София, съветник в ДАНС, както и директор на дирекция в Агенцията за държавна финансова инспекция. Регистриран одитор и данъчен консултант. Има двама сина, внук и внучка.

Шефовете и собствениците на много дружества използват служебните коли и за лични нужди. Затова в рубриката на „Труд” „Данъчна консултация” представяме позицията на НАП за това какъв е редът за облагане на разходите, свързани със служебния автомобил, и какви документи трябва да има във фирмата.
Дружество има лек автомобил, закупен от лизингова компания чрез финансов лизинг. Автомобилът се ползва както за управленски цели, така и за лични. Той е с пет места и фирмата не ползва данъчен кредит. Поставени са следните въпроси:

1. Необходимо ли е експлоатационните разходи, освен с първични счетоводни документи, да бъдат документирани и с вътрешен за фирмата документ (пътна книжка и пътен лист), чрез който да се установяват изминати километри или часове на използване на автомобила за лични и служебни цели, при положение, че се прилага методът 50:50?

2. Признават ли се разходи за застраховки, винетка, амортизация на автомобила и за лихви по лизингови вноски?

В запитването не е посочено в полза на кое/кои лица ще се формират разходи в натура (лични нужди) по смисъла на определението, дадено в §1, т.83 от допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) при ползване на превозното средство (лек автомобил).

Според чл.204, ал.1, т.4 от ЗКПО с данък върху разходите се облагат разходите в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, от работници, служители и лица, наети по договори за управление и контрол (наети лица), както и от лица, упражняващи личен труд по смисъла на §1, т.26, буква „и” от ДР на ЗДДФЛ (съдружници и член-кооператори, както и акционери, притежаващи над 5% от капитала на дружеството, полагащи личен труд в дружествата и кооперациите, в които са съдружници, член-кооператори или акционери).

От цитираната разпоредба е видно, че активите на предприятието могат да бъдат ползвани от определен със закона кръг от лица, а именно работници, служители и лица, наети по договори за управление и контрол (наети лица), както и от лица, упражняващи личен труд.

Облагането на разходи в натура по реда на ЗКПО е право на избор на лицата, явяващи се работодатели по смисъла на §1, т.27 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ).

Следователно, от значение за прилагането на правото на избор е дали дружеството (ЕООД) е работодател на физическото лице, за което ще е налице лично ползване. От значение е и дали лицето, което ще ползва превозното средство за лични нужди е управител или извършва дейността чрез личен труд, съответно дали правоотношението между дружеството и управителя попада в кръга на трудовите правоотношения по смисъла на §1, т.26 от ДР на ЗДДФЛ.

За съдружник или собственик, който се явява лице, наето по трудово правоотношение по смисъла на §1, т.26 от ДР на ЗДДФЛ (в т. ч. по договор за управление и контрол или по правоотношение за полагане на личен труд по смисъла на §1, т.26, б.”и” от ДР на ЗДДФЛ), правото на избор за облагане на доходите в натура, представляващи разходи в натура по смисъла на §1, т.83 от ДР на ЗКПО, е приложимо.

По смисъла на §1, т.83 от ДР на ЗКПО „разходи в натура” за целите на чл.204, ал.1, т.4 е частта, съответстваща на личното ползване на активите и/или персонала, от счетоводните разходи, които не попадат в чл.204, ал.1, т.1-2 и са свързани със собствени, наети или предоставени за ползване активи и/или персонал, използвани както за дейността, така и за лично ползване. Когато активите са данъчни амортизируеми активи, вместо счетоводни разходи за амортизации се вземат предвид данъчните амортизации. Не са разходи в натура за целите на чл.204, ал.1, т.4 разходите, извършени в полза на физически лица, които представляват придобит доход по смисъла на чл.11, ал.3 от ЗДДФЛ. Не са разходи в натура и разходите, свързани с използването на собствени, наети или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, когато за използването им се дължи възнаграждение.

Когато превозното средство се ползва за лични нужди от предвидените в закона лица е необходимо работодателят да прецени коя от разпоредбите на закона ще прилага:

- тази по чл.10, ал.6 и чл.215а, ал.2, т.2 или 

- тази на чл.215а, ал.2, т.1.

Според чл.215а, ал.1 и ал.2 от ЗКПО данъчната основа за определяне на данъка върху разходите е сумата на разходите в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване за календарната година.

Една от възможностите е при определяне на данъчната основа за разходите в натура, свързани с превозни средства, е разходите да се отнасят към личното ползване, като общият размер на всички разходи, свързани с превозното средство, се умножи:

1. по съотношението:

а) между изминатите за лично ползване километри и общите изминати километри от превозното средство, или

б) между часовете на лично ползване и общите часове на използване на превозното средство, или

Другата възможност е данъчната основа за разходите в натура да се умножи с предвидения в закона процент - 50.

Съгласно чл.10, ал.6 от закона, разходите, свързани с експлоатация на превозни средства, които се използват както за дейността, в т. ч. и за управленската, така и за лично ползване, се признават за данъчни цели и когато не е издаден пътен лист или друг подобен документ (пътна книжка), когато при определяне на данъчната основа за облагане с данък върху разходите е приложена разпоредбата на чл.215а, ал.2, т.2. Т. е. при решение да не се създават вътрешни документи за отчитане на изминати километри или часове за лично ползване, данъчната основа се определя по реда на чл.215а, ал.2, т.2 от ЗКПО.

При определяне на данъчната основа се включват всички разходи - лихви по лизингови вноски, разходи за каско, гражданска отговорност и винетка, които са документално обосновани и свързани с експлоатацията на превозното средство, което от своя страна се използва във връзка с предмета на дейност. В данъчната основа се включва размерът на данъчните амортизации за съответния годишен период и размерът на данъчния кредит, който е формирал счетоводен разход.

Правото на избор за облагане на доходите в натура, представляващи разходи в натура по смисъла на §1, т.83 от ДР на ЗКПО, не е приложимо, когато съдружник или собственик, е лице, което не е наето по трудово правоотношение по смисъла на §1, т.26 от ДР на ЗДДФЛ. Ако не са налице посочените в закона правоотношения (§1, т.26 от ДР на ЗДДФЛ), следва да се разгледа хипотезата за скрито разпределение на печалбата по смисъла на §1, т.5 от ДР на ЗКПО.

При констатиране на лично ползване на актив от собственик/съдружник, който не е в обхвата на §1, т.26 от ДР на ЗДДФЛ, ще се приложи механизмът за данъчно третиране на скрито разпределение на печалбата по смисъла на б.”а”, т.5, от §1 от ДР на ЗКПО, а последиците са следните:

- отчетеният счетоводен разход няма да бъде признат за данъчни цели и с него ще се увеличи счетоводният финансов резултат по реда на чл.26, т.11 от ЗКПО;

- ще бъде наложена санкция по реда на чл.267 от ЗКПО в размер на 20% от отчетения разход. Тази санкция няма да се приложи само, ако сумата е декларирана в годишната данъчна декларация по чл.92 от ЗКПО за съответната година;

- ще бъде начислен 5% данък върху дивидентите по реда на чл.38, ал.3 от ЗДДФЛ, във връзка с §1, т.5, б.”в” от ДР на ЗДДФЛ.