Много фирми продават стоки чрез поръчки по интернет и доставят стоката директно до клиента. Затова в рубриката на “Труд” “Данъчна консултация” представяме позицията на НАП за това как трябва да се отчитат разходите за транспорт в тези случаи.

Димитрина Захаринова е управляващ съдружник в одиторско дружество “Захаринова Нексиа” ООД (www.ZaharinovaNexia.com). От края на месец май дружеството е част от международна одиторска мрежа Nexia international. Преподавател е във Висшето училище за застраховане и финанси в гр. София. Била е Директор на Националната Агенция за Приходите град София, съветник в ДАНС, както и директор на дирекция в Агенцията за държавна финансова инспекция. Регистриран одитор и данъчен консултант. Има двама сина, внук и внучка.

Дружеството “AБ” АД извършва дейност в сферата на търговията на дребно с хранителни и нехранителни продукти през поръчки по интернет. То не поддържа склад, а получава стоката от магазин на “Х” ЕООД, след което стоката се разнася чрез хладилни автомобили до адресите на клиентите. Дружеството е наело доставчици на трудов договор за разнасяне на експресни поръчки на клиентите, които се извършват в рамките на няколко часа.

Поради липса на допълнителен авто-парк, дружеството наема и автомобили от шофьорите, с които да се извършват доставките. Шофьорите/доставчици имат задължение да извършват определен брой доставки с общо разстояние до 100 км. Поставени са следните въпроси:

1. Има ли юридическа пречка, дружеството да наема автомобили от шофьорите на ден с включено гориво за 100 км дневно в наемната цена?

2. Ако е възможно договореното по първи въпрос, то трябва ли да се водят пътни листа при положение, че в електронната система на дружеството има всички адреси, които посещава лицето?

Сключване на договора

Договорните отношения между дружеството и наемодателите имат частно правен характер. Тези отношения са уредени в Закона за задълженията и договорите (ЗЗД). Съгласно чл. 9 от ЗЗД, страните могат свободно да определят съдържанието на договора, доколкото то не противоречи на повелителните норми на закона и на добрите нрави.

Изискванията на закона

Дружеството е в трудови правоотношения с физически лица, назначени на длъжност “шофьор”. С тези лица са сключени и облигационни отношения за предоставяне в полза на дружеството на автомобили за доставка на стоки от магазин до конкретен адрес на клиент на дружеството.

Предвид изложеното, въпросът е във връзка с разходите, свързани с транспортиране на стоките с наето МПС. За да бъдат признати разходите, свързани с експлоатацията на превозното средство, следва да бъде доказано реалното им използване за дейността на дружеството, както и разходите да са документално обосновани.

Поставеният по отношение на прилагането на Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) въпрос е свързан с разпоредбата на чл. 26, т. 2 от същия закон, съгласно която не се признават за данъчни цели разходите, които не са документално обосновани по смисъла на ЗКПО. По отношение на документалната обоснованост за целите на признаването на даден счетоводен разход за данъчни цели в чл. 10 от ЗКПО се съдържат изрични разпоредби, които се базират на изискванията на Закона за счетоводството (ЗСч). По силата на чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. В ал. 2 от същата разпоредба се уточнява, че счетоводен разход се признава за данъчни цели и когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по ЗСч, при условие че за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.

В конкретния случай

За конкретния случай, следва да се има предвид и уреденото в чл. 10, ал. 3 от ЗКПО. По смисъла на тази разпоредба, извън случаите по ал. 2, счетоводен разход се признава и когато първичният счетоводен документ е издаден от лице, което не е предприятие по смисъла на чл. 2 от ЗСч и в документа липсва част от изискуемата информация по ЗСч, когато този документ отразява вярно документираната стопанска операция.

Във връзка с намерението за сключване на посочените договори, първичният счетоводен документ трябва да бъде издаден от лицата, които предоставят МПС на дружеството. Първичният счетоводен документ следва да съдържа информацията, посочена в чл. 6, ал. 1 от ЗСч, в т.ч. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция. Сключването на договори за наем на МПС, с включен разход на гориво до 100 км дневно, на практика би довело до пренасяне на данъчната тежест и доказване на разходите за гориво върху физическите лица, в съответствие с изискванията на Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) за извършване на стопанска дейност от лицата.

Разходът за гориво във връзка с експлоатацията на МПС, следва да се разглежда в съвкупност с други разходи свързани с експлоатацията на МПС, а именно с разходи за горивни и смазочни материали и други консумативи; резервни части и др. Разходите за експлоатация на МПС следва да бъдат съобразени и с различни експлоатационни условия, атмосферни условия и др. В тази връзка първичният счетоводен документ и/или пътен лист, пътна книжка трябва да съдържа информация не само за пропътуваните километри, но и описание на маршрута, които дават информация за фактическия разход на гориво, смазочни материали и други разходи, свързани с експлоатацията на МПС, съгласно нормите за разход на гориво на 100 км пробег на конкретното МПС и пропътувани километри.

Счетоводният разход за гориво и други разходи, свързани с експлоатацията на МПС, се обвързва и с наличието на други документи, като такси за паркинг, разменена кореспонденция между страните по доставка на стоки и услуги, а в конкретния случай с договора за предоставяне на МПС и първичния счетоводен документ към клиента на дружеството. Съставянето на тези или други документи, се определя от наличието на информация за стопански факти и стопански операции, която се удостоверява с документа. Същото е и във връзка с изискванията на закона, а именно счетоводството на предприятие да осигури всеобхватно хронологично регистриране на счетоводните операции (чл. 11, ал. 1 от ЗСч.). А редът за движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно ЗСч, се определя от ръководителя на предприятието.

Договорите за предоставяне на МПС, както и заявките по електронен път доказват приетата поръчка, но не доказват нейното изпълнение. Следователно за доказване на извършените разходи за транспортиране на стоките от определено място до място посочено от клиент на дружеството, е необходим първичен счетоводен документ.

Какви са последиците, ако няма документи?

Липсата на документална обоснованост за извършените счетоводни разходи на дружеството, свързани със заплащане на гориво за ползване на МПС на други лица, е нарушение на счетоводното и данъчно законодателство, което дава основание при последващ данъчен контрол от страна на Националната агенция за приходите, да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО. Отразените счетоводни разходи въз основа на първичните счетоводни документи, следва да са свързани с дейността на дружеството, недоказването на което води до непризнаване на разходите несвързани с дейността за данъчни цели по реда на чл. 26, т. 1 от ЗКПО.

Договорните отношения са между свързани лица, по смисъла на §1, т. 13 от ЗКПО, препращаща към §1, т. 3, б. “б” от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), а именно между работодател и работник. Същите следва да бъдат съобразени и с разпоредбите на ЗКПО в глава четвърта, регламентиращи предотвратяване на отклонение от данъчно облагане.