Целта е сътрудничество в образованието и обмен на опит и кадри

Българската частна компания за цялостно управление на документи и информация „Национални Архиви“ и Университетът по библиотекознание и информационни технологии подписаха рамков договор за сътрудничество. Целта е студентите на университета да намерят практика в областта, в която се обучават, разказа пред „Труд“ мениджърът „Комуникации и Маркетинг“ на компанията Елена Мена.

Договорът е подписан от управителя Карлос Мена и проф. д.ик.н. Стоян Денчев - ректорът на УниБИТ, като съвместната дейност между тях е започнала неформално в края на миналата година.

„От бюрото по труда се свързаха с нас, тъй като услугите по архивиране, дигитализация и управление на документите, които предоставяме, са тясно свързани с изучаваните от студентите дисциплини по документалистика и архивистика. Идеята бе да запознаем студентите какво всъщност ние правим и как те практически биха могли да осъществят това, което учат“, обясни Елена Мена.

През октомври м.г. екип от „Национални Архиви“ посетил УниБИТ, където изнесъл презентация, на която освен студентите, присъствали и представители на Държавна агенция „Архиви“, Висшият председател на ГУА и ръководителят на катедрата по “Архивно-документално наследство и културономия”.

По-късно се осъществили още няколко срещи с Факултета по информационни технологии - на учебни презентации и посещение на архивохранилището на „Национални Архиви“.

Компанията е основана през 2006 г., като в началото за нея работят трима души, а към днешна дата броят им е 33-ма. Офисите й се намират в София, а архивохранилището ѝ в село Равно поле. „Национални Архиви“ са ISO - сертфицирани по интегрирания стандарт 27001:9001 за информационна сигурност и управление на качеството в областта на архивното дело. Също така с оглед да отговоря на новия регламент от ЕС по GDPR, са направили тестовете по киберсигурност, както и GAP анализ.

Основната насока в работата на компанията е сигурното съхранение и дигитализацията на документи. „Помагаме на фирмите да систематизират информацията си. Поемаме цялостното управление на документацията на една фирма. По специфични параметри я завеждаме в собствения ни софтуер. По този начин клиентите ни намират документа си с два клика, независимо дали той е от преди месец, или от преди 10 години. Така ускоряваме достъпа до информация, за да разполагат с нея в точния момент“, допълни Елена Мена.

В електронния архив клиентите имат строго ниво на достъп до документите си, след като те вече са обработени и дигитализирани. “Дигитализираме милиони документи годишно. Те се съхраняват в два склада с обща площ от над 3500 квадратни метра, представляваши над 50 хил. линейни метри като в тях преобладава финансово-счетоводната документация.”

В компанията вече работят трима служители от УниБИТ. „Единият започна докато все още учеше, това е системният ни администратор. Момиче, което започна работа при нас, впоследствие записа в УниБИТ „Документалистика и архивистика“. Друга колежка, която започна работа при нас, е завършила бакалавърска степен в университета преди време, а сега желае отново да запише там, този път магистратура.“, разказа Елена Мена.

По думите й силата на младите хора е, че са толкова ентусиазирани и толкова свежи идеи кипят в главите им, че връзката с тях трябва да бъде двупосочна.

Планове

Сред планове на служителите в „Национални Архиви“ е да се доразработи и внедри изкуствен интелект, който автоматично да въвежда данни, също така да се разширят предоставяните от услуги, т.е. да се създаде автоматизация на процесите.

„И така едновременно да създадем и нови работни места.“

„Архивистиката наистина е една жива материя, това не са само едни документи, които се съхраняват някъде“, коментира мениджърът в „Национални Архиви“ Елена Мена.