Много собственици на фирми използват служебния автомобил и за лични нужди. Затова в рубриката на “Труд” “Данъчна консултация” представяме позицията на НАП за това какви са правилата за облагане в тези случаи. Допълнително разглеждаме правилата за издаване на фактура на физическо лице.

I Налози за колата на шефа

Дружество “X” ЕООД купува автомобил на лизинг, който отговаря на изискванията на ЗКПО и ЗДДС за товарен автомобил.

Управителят на фирмата решава, че автомобилът ще се използва и за лични цели през уикендите, като въз основа на заповед дружеството избира съотношение, базирано на времето на ползване, съгласно чл.215а, ал.2, т.1б от ЗКПО, както следва 70/30 - 70% от времето ползване за дейността и 30% ползване за лични цели на управителя. Въз основа на тази заповед ще се съставят протоколи, с които ще се самоначислява ДДС върху 30% от разходите за експлоатация на автомобила и 1/60 от данъчната основа на придобиването му месечно. Управителят на “X” ЕООД извършва личен труд в дружеството и се самоосигурява по този начин. Поставен е въпросът: Ще се признаят ли за данъчни цели като разход за фирмата 70% от експлоатационните разходи за автомобила, а именно зареждане с материали и транспортиране на готова продукция, ако автомобилът се управлява от управителя, а не от персонала?

Управителят е решил актив на дружеството - превозно средство, да се използва и за негови лични цели и нужди. Издадена е вътрешна заповед, с която се определя съотношението за ползване, базирано на времето на ползване, като се определя 30/70, като 30% от времето са за лично ползване, а 70% от времето за ползване на дейността на фирмата.

Трябва да се има предвид, че с оглед на правилното определяне на съотношението време за лично ползване на актива и време за ползване във връзка с дейността на дружеството е необходимо изрично със заповедта и други вътрешни правила на дружеството да са регламентирани работните часове за използването на превозното средство както през работната седмица, така и през почивните дни.

Законодателят е определил облагане с данък върху разходите на разходите в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, от работници, служители и лица, наети по договори за управление и контрол (наети лица), както и от лица, упражняващи личен труд по смисъла на §1, т.26, буква “и” от допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ), следователно всички разходи за използване следва да са документално обосновани, защото именно този размер на разходите следва да представлява данъчната основа за определяне на данъка по чл.204, ал.1, т.4 от ЗКПО.

При определяне на данъчната основа се включват всички разходи. Това са разходи за каско, гражданска отговорност, винетка и други, които са документално обосновани и свързани с експлоатацията на конкретното превозно средство, което от своя страна се използва във връзка с предмета на дейност. В данъчната основа се включва размерът на данъчните амортизации за съответния годишен период и също така размерът на данъчния кредит, който е формирал счетоводен разход.

За да бъдат данъчно признати всички експлоатационните разходи за превозното средство, същите следва да са свързани с дейността на дружеството.

Съгласно чл.206 от закона, разходът и данъкът върху него се признават за данъчни цели в годината на начисляване и не формират данъчна временна разлика по реда на глава осма.

В случая управителят упражнява личен труд в дружеството и се самоосигурява по този начин. Налице е смесено използване на превозно средство, т. е. използване за служебни и лични нужди.

Управляването на автомобила от управителя, който полага личен труд в дружеството, с оглед извършване на необходими действия във връзка с дейността на фирмата по зареждане на материали и транспортиране на готова продукция, не е пречка за признаване на извършените разходи.

II Фактури при ремонт на асансьори

Фирма “Б” извършва поддръжка и ремонт на асансьори, включително собственост на етажна собственост (ЕС). Формата на управление на ЕС е общо събрание и управителен съвет (управител). Поставени са следните въпроси:

1. При искане от страна на ЕС за издаване на данъчна фактура за месечните абонаментни такси и възникнали разходи за ремонт, какво трябва да бъде записано във фактурата на мястото на задължителния реквизит ИН/ЕИК/ЕГН?

2. При отказ на управителя на ЕС за предоставяне на ЕГН в качеството му на законен представител и МОЛ по операцията, може ли да бъде пропуснато попълването на този реквизит или да бъде заменен с “9999999999”?

По първи въпрос:

Взаимоотношенията между дружеството (неговото възнаграждение) и собствениците, следва да бъдат документирани с първичен счетоводен документ по Закона за счетоводството (ЗСч). Първичният счетоводен документ следва да съдържа информацията, посочена в чл.6, ал.1 от ЗСч, в т. ч. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
Съгласно чл.113, ал.1 от ЗДДС всяко данъчно задължено лице - доставчик, е длъжно да издаде фактура за извършената от него доставка на стока или услуга или при получаване на авансово плащане преди това, освен в случаите, когато доставката се документира с протокол по чл.117 от ЗДДС. Фактура може да не се издава за доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице. Предвид чл.113, ал.6 от ЗДДС, когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя.

В чл.114, ал.1 от ЗДДС са посочени изискванията към фактурите. Според т.7 и т.8 от разпоредбата фактурата задължително съдържа име и адрес на получателя по доставката и идентификационен номер по чл.94, ал.2 на получателя, съответно номера по чл.84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, когато получателят е нерегистрирано по този закон лице.

Съгласно чл.119, ал.1 от ЗДДС за доставките, за които издаването на фактура не е задължително, доставчикът, когато е регистриран по ДДС, съставя отчет за извършените продажби, който съдържа обобщена информация за тези доставки за съответния данъчен период. Ако за доставката е платено в брой, с чек, с ваучер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства, дружеството е длъжно да регистрира и отчита същата чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство, независимо дали е поискан друг данъчен документ.

По втори въпрос:

Когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя, като всяка страна е длъжна да окаже съдействие на другата страна за издаването.

В приложение №12 към ППЗДДС е посочено, че полетата “Идентификационен номер на контрагента (доставчик)” и “Идентификационен номер на контрагента (получател)” съдържат идентификационния номер по ДДС на контрагента, когато е регистриран за целите на ДДС (в България или в държава членка), и идентификационния номер на контрагента по смисъла на §1 от допълнителните разпоредби на ППЗЗДС, когато контрагентът не е регистрирано по закона лице.

Полетата задължително се попълват с код “9999999999” в случаите, когато контрагентът е чуждестранно лице (физическо или юридическо), което няма регистрация по ДОПК и ЗДДС или няма ДДС номер, с който лицето е регистрирано за целите на ДДС в друга държава членка.

Не е налице основание в издадената от дружеството фактура да се посочва код “9999999999”.

Димитрина Захаринова е управляващ съдружник в одиторско дружество "Захаринова  Нексиа“ ООД (www.ZaharinovaNexia.com). Дружеството е част от 9-та в света международна одиторска мрежа Nexia international. Преподавател е във Висшето училище за застраховане и финанси в гр. София. Била е Директор на Националната агенция за приходите град София, съветник в ДАНС, както и директор на дирекция в Агенцията за държавна финансова инспекция. Регистриран одитор и данъчен консултант. Има двама сина, внук и две внучки.