Данъчен консулт на "Труд news": Отчитане пред НАП при плащане през сайт на хотел

Много хотели използват собствени сайтове за резервации и плащане от гостите. Затова в рубриката на “Труд news” “Данъчна консултация” представяме позицията на НАП за това какъв е редът за отчитане на оборота и подаване на информация в НАП в тези случаи.

Дружеството извършва хотелиерска дейност и предстои да внедри система за електронни резервации през сайта на хотела. Клиентите ще могат да плащат авансово резервации през сайта на хотела с дебитна или кредитна карта, чрез виртуален ПОС терминал и след реалното предоставяне на услугата в хотела ще се извърши окончателно плащане в зависимост от това дали и какви допълнителни услуги са ползвани.

Поставени са въпросите:
1. Трябва ли задължително да издавате фискален бон (ФБ)?
2. Каква информация е необходимо да се подава в НАП?
3. Необходимо ли е подаване в НАП на одиторски файл?

По първи въпрос: 
Общото правило, заложено в чл.118, ал.1 от ЗДДС, е, че всяко лице (регистрирано и нерегистрирано по реда на закона) е длъжно да регистрира и отчита извършените от него доставки/продажби в търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон) или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (системен бон), независимо от това дали е поискан друг данъчен документ. Съгласно чл.118, ал.3 от ЗДДС фискалният и системният бон са хартиени документи, регистриращи продажба/доставка на стока или услуга в търговски обект, по която се плаща в брой, с чек, с ваучер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства, издадени от фискално устройство от одобрен тип (ФУ) или от одобрена интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД).

Съгласно чл.3 от Наредба №Н-18/2006 г. всяко лице е длъжно да регистрира и отчита извършваните от него продажби на стоки или услуги във или от търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка от ФУ или касова бележка от ИАСУТД, освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга, или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи. Когато плащането е чрез пощенски паричен превод, на клиента се предоставя хартиен или в електронен вид документ, съдържащ най-малко информацията по чл.26, ал.1, т. 1, 4, 7 и 8 от наредбата.

Софтуерът за електронни резервации е инструмент, който позволява автоматизиране на три основни процеса: правене на резервации (през booking.com, Trip Advisor и т. н.), определяне на цени и управление на наличността в търговския обект. При извършване на резервация (през booking.com, Trip Advisor и т. н.), клиентът плаща избраната услуга, като посредством посочения софтуер се определя цената и наличността.
Определящо в случая е кой извършва продажбата и начинът на плащане от крайния потребител. Когато хотелът извършва продажби на услуги, включително и през сайта на хотела, за него е налице и задължение за издаване на ФБ при неприсъствено плащане с дебитна или кредитна карта.

По втори въпрос:
Съгласно чл.52м, ал.1 от Наредба №Н-18 лице по чл.3, което извършва продажба на стоки или услуги чрез електронен магазин, независимо дали използва собствен домейн, нает домейн или домейн на друго лице, предоставящо платформа за извършване на продажби в интернет, преди започване на дейност по продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин подава информация по електронен път с квалифициран електронен подпис, по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, чрез Портала за е-услуги на НАП, съгласно Приложение №33 от наредбата.

Според §1, т.87 от ДР на ЗДДС “електронен магазин” е софтуер, достъпът до който се осъществява през интернет при използване на уеб-браузер или мобилно приложение, и чрез който се извършва продажба на стоки/услуги посредством сключване на договор от разстояние по чл.45 от Закона за защита на потребителите, като се предоставя възможност за избор от клиента на стоки/услуги чрез потребителска кошница или по друг начин, както и за предоставяне на информация за контакт с купувача, адреса на доставка и метода за плащане.
Доколкото сайтът на хотела попада в определението за електронен магазин ще е налице и задължение за подаване на Приложение №33 от наредбата.

По трети въпрос:
В Наредба №Н-18 е предвидена алтернативна възможност, която при определени условия допуска вместо фискален/системен бон да се издаде друг документ за продажба. По силата на чл.3, ал.17 от Наредба №Н-18 лице, което извършва продажби на стоки и/или услуги чрез електронен магазин, може да регистрира и отчита тези продажби, вместо с фискален или системен бон, чрез документ за регистриране на продажбата, който не е издаден от ФУ или ИАСУТД, когато е извършено неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта и при условие че:

1. софтуерът/софтуерите за управление на продажбите, отговаря/т на изискванията по чл.52с от Наредбата; и
2. за продажбите, извършвани чрез електронния магазин, лицето приема неприсъствени плащания, извършвани с кредитна и дебитна карта.

Ако изпълнява условията и желае да приложи алтернативната възможност за отчитане на продажбите чрез електронен магазин, дружеството следва да се запознае с разпоредбите в членове 52о-52у от Наредба №Н-18.

Съгласно чл.52т, ал.2 от наредбата, лицето, използващо алтернативната възможност по чл.3, ал.17 от наредбата, е длъжно за всеки календарен месец да подава към НАП стандартизиран одиторски файл, съгласно приложение №38, съдържащ информация за направените в електронния магазин поръчки, по които са извършени доставки на стоки/услуги през месеца. Информацията се подава до 15-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася.

Когато лицето, което извършва продажби/доставки на стоки или услуги, отговаря на изискванията на чл.3, ал.17 от Наредба №Н-18 и е избрало да регистрира и отчита продажбите, заплатени неприсъствено с кредитна или дебитна карта, чрез документ за регистриране на продажбата, който не е издаден от ФУ или ИАСУТД, то същият следва да е с реквизитите, посочени в чл.52о от Наредба №Н-18, а именно:

1. наименование, номер и дата на документа; номерът на документа трябва да е 10-разряден, да нараства възходящо със стъпка 1 за всяка продажба и да съдържа само арабски цифри; номерът трябва да е уникален за цялата дейност на електронния магазин и търговеца;
2. данни за лицето по чл.3, ал.17; за юридическите лица и едноличните търговци - наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление, електронен адрес или телефон; за физическите лица - имена, адрес, на който се упражнява дейността, електронен адрес или телефон;
3. уникален номер на клиентската поръчка;
4. референтен номер на финансовата трансакция;
5. наименование на стоката/услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки/услуги, единична цена, обща сума за плащане и начин/и на плащане;
6. двумерен баркод (QR код) съгласно приложение №18а, съдържащ информация за продажбата - уникален номер на електронния магазин, получен от НАП при подаване на информация по чл.52р съгласно приложение №33, дата и час на продажбата в софтуера на електронния магазин, референтен номер на финансовата трансакция, сума на продажбата и уникален номер на клиентската поръчка в електронния магазин.

Димитрина Захаринова е управляващ съдружник в одиторско дружество “Захаринова Нексиа” ООД (www.nexiazaharinova.com). Дружеството е част от 9-та в света международна одиторска мрежа Nexia international. Преподавател е във Висшето училище за застраховане и финанси в гр. София. Била е Директор на Националната агенция за приходите град София, съветник в ДАНС, както и директор на дирекция в Агенцията за държавна финансова инспекция. Регистриран одитор и данъчен консултант. Има двама сина, внук и четири внучки.